Getätigte Bestellungen können im System gesammelt und in einem bestimmten Zeitintervall zu einer Bestellung zusammengefasst und verschickt werden.
Der Benutzer bestellt Artikel, indem er eine normale Bestellung versendet. Es werden die hinterlegten Konditionen bzgl. Versandkosten etc. verwendet.
Die Bestellung wird mit einem gesonderten Status „Wird gesammelt“ angelegt. Die Bestellung geht hier noch nicht in das Budget ein.
Bis zu einem bestimmten Zeitpunkt (je nach Einstellung im So.CONNECT) werden die Bestellungen gesammelt und pro Kostenstelle und Lieferadresse zusammengefasst. Die Bestellung wird dann automatisch versendet (und ggf. budgetiert) und mit dem Status „Bestellt“ gekennzeichnet. Die Bestellung erhält das Bestelldatum der Versendung. Bezüglich der Versandkosten werden die Einstellungen der Kostenstelle bzw. des Kunden verwendet. Die Referenzbestellungen werden dann auf den Status „Gepoolt“ gesetzt. Die Summen dieser Referenzbestellungen gehen nicht in die Statistiken ein.
Läuft der Prozess auf Fehler, erhält die Sammelbestellung den Status „Gebucht“. Die Referenzbestellungen bleiben auf dem Status „Gepoolt“.
Einstellungen
Die Einstellungen für die Funktion „Bestellungen sammeln“ finden Sie im So.CONNECT unter „Kunden -> Kunde auswählen -> erweiterte Einstellungen/Lieferant -> Reiter: Einstellungen – Gruppe: Bestellungen sammeln“.
Über die Checkbox „Bestellungen sammeln aktiv“ wird die Funktion grundsätzlich aktiviert.
Im Feld „Bestellungen sammeln …“ stellen Sie ein, wie die Bestellungen gesammelt werden sollen.
- An bestimmten Tagen im Monat
Wählen Sie diese Option, werden die gesammelten Bestellungen nur an bestimmten Tagen im Monat versendet. Dazu müssen Sie im Feld „Bestellungen sammeln an folgenden Tagen des Monats (Tage durch Komma getrennt eingeben, LT für den letzten Tag, z. B. 1,8,15,22,LT)“ die Tage eintragen, an denen versendet
Im Feld „Bestellung zu folgender Uhrzeit sammeln (Eingabe: HH:MM)“ können Sie eine Wunschuhrzeit angeben, zu der die gesammelte Bestellung versendet werden soll. Hinterlegen Sie hier keine Uhrzeit, werden die gesammelten Bestellungen um 0:00 Uhr versendet.
- An bestimmten Tagen in der Woche
Wählen Sie diese Option, werden die gesammelten Bestellungen nur an bestimmten Tagen in der Woche versendet. Dazu müssen Sie die entsprechenden Checkboxen der gewünschten Tage aktivieren, an denen gesammelt werden soll.
Im Feld „Bestellung zu folgender Uhrzeit sammeln (Eingabe: HH:MM)“ können Sie eine Wunschuhrzeit angeben, zu der die gesammelte Bestellung versendet werden soll. Hinterlegen Sie hier keine Uhrzeit, werden die gesammelten Bestellungen um 0:00 Uhr versendet.
- Ab festgelegtem Auftragswert
Wählen Sie diese Option, werden Bestellungen bis zu einem gewissen Auftragswert gesammelt. Dazu müssen Sie im Feld „Auftragswert“ den gewünschten Betrag eintragen, ab dem eine Bestellung versendet werden soll.
Um zu vermeiden, dass bei Kunden, die nicht sehr häufig bestellen, die Bestellungen nicht zu lange gesammelt werden, kann über die Option „Bestellungen nach maximal x Tagen sammeln“ eine Zeitobergrenze festgelegt werden, nach der die Bestellungen spätestens versendet werden sollen.
Über die Checkbox „pro Kostenstelle schalterbar“ können Sie einstellen, ob dieses Verfahren für den gesamten Kunden oder nur für bestimmte Kostenstellen aktiviert werden soll.
Möchten Sie die Funktion nur für bestimmte Kostenstellen nutzen, müssen Sie in der Verwaltung der Kostenstelle (Mein Konto -> Verwaltung -> Kostenstellen -> Reiter: Lieferanten) die entsprechende Option „Bestellung für diese Kostenstelle sammeln“ aktivieren.
Trennen von Benutzer und Kostenstelle
Beim Aktivieren der Option „Pro Benutzer und Kostenstelle sammeln“ werden die Bestellungen, die über die gleiche Kostenstelle erstellt wurden, nicht zu einer Bestellung zusammengefasst, sondern nochmalig pro Benutzer untergliedert.
Bestellungen direkt versenden
Wird das Recht „Bestellungen direkt versenden“ aktiviert, kann ein Benutzer alle Bestellungen, die den Status „Wird gesammelt“ haben, sofort versenden.
Besitzt ein Benutzer dieses Recht, steht ihm im „Bestellarchiv -> Bestellungen“ für momentan gesammelte Bestellungen der Link „sofort versenden“ zur Verfügung. Per Klick auf diesen Link wird der Status der Bestellung auf „Bestellt“ geändert und die Bestellung wird sofort an den Lieferanten versendet.
Einkaufkatalogbestellungen bei "Bestellungen sammeln" berücksichtigung
Sollten Sie das Einkaufsmodul einsetzen, haben Sie mit der Option „Bei ‚Bestellung sammeln‘ die Einkaufskataloge mit berücksichtigen“ (So.CONNECT -> Kunden -> Kunden auswählen -> Reiter: Einstellungen – Gruppe: Einkauf) die Möglichkeit, Bestellungen aus Einkaufskatalogen in die Funktion „Bestellungen sammeln“ einzubinden, so dass diese auch bis zu einem definierten Zeitpunkt gesammelt werden.
