Fleet Management

Definition Fleetmanagement (wikipedia)

Flottenmanagement, Flottensteuerung oder Fuhrparkmanagement ist das Verwalten, Planen, Steuern und Kontrollieren von Fahrzeugflotten (Fuhrpark). Dabei werden Wegstrecken von Fahrzeugen (LKW, PKW, Schiff, Bahn, Bus), unter Einbeziehung bestimmter Einflussparameter, aufeinander abgestimmt und festgelegt. Probleme sollen von einem Flottenmanagement frühzeitig erkannt, behoben oder von vornherein umgangen werden. Eine Sonderform stellt der Huckepackverkehr, intermodale bzw. der multimodale Verkehr dar, welcher mehrere Verkehrsmittel für das Verbringen von Ware miteinander zu kombinieren sucht.

Hier: adaptiert auf Drucker

Funktion/Vision

Die Verbrauchsmaterialien für Drucker sollen zukünftig, ohne vollständigen Service, softwaregestützt ermittelt und über So.PROCURE bestellt werden können.
Das Verbrauchsmaterial für Drucklösungen wird heute in 2 unterschiedlichen Vertragssituationen gehandelt.

  1. Ein Händler bietet seinem Kunden einen vollständigen Service an.
    1. Bereitstellung des Druckers inklusive Wartung
    2. Abrechnung von Verbrauchsmaterial (Tinte und Toner etc.) über Seitenpreise  
  2. Der Händler liefert das Verbrauchsmaterial auf Anfrage. Der Drucker ist in diesem Fall oft im Besitz des Kunden bzw. kein Vertragsbestandteil.

Im Fall 2 soll der Drucker (Gerät) ebenfalls die Zählerstände melden, damit ein entsprechender Server den Bedarf von neuem Toner ermitteln und eine Bestellung auslösen kann (nach manueller Freigabe). Diese Bestellung soll dann an So.PROCURE gesendet und dort im Namen eines definierten Benutzers bestellt werden.

Ziele

Die Verbrauchsmaterialien für Drucker sollen zukünftig, ohne vollständigen Service, softwaregestützt ermittelt und über So.PROCURE bestellt werden können.
Das Verbrauchsmaterial für Drucklösungen wird heute in 2 unterschiedlichen Vertragssituationen gehandelt.

  1. Ein Händler bietet seinem Kunden einen vollständigen Service an.

    a. Bereitstellung des Druckers inklusive Wartung
    b.Abrechnung von Verbrauchsmaterial (Tinte und Toner etc.) über Seitenpreise  

  2. Der Händler liefert das Verbrauchsmaterial auf Anfrage. Der Drucker ist in diesem Fall oft im Besitz des Kunden bzw. kein Vertragsbestandteil.

Im Fall 2 soll der Drucker (Gerät) ebenfalls die Zählerstände melden, damit ein entsprechender Server den Bedarf von neuem Toner ermitteln und eine Bestellung auslösen kann (nach manueller Freigabe). Diese Bestellung soll dann an So.PROCURE gesendet und dort im Namen eines definierten Benutzers bestellt werden.

Vorteile
  • Transparenz
    – Kunde steuert die Nachbestellung selbst.
    – Kunde hat den Überblick über die Kosten.
  • Prozesssicherheit
    – Ablauf entspricht dem Standardbestellablauf für andere Warengruppen (Genehmigungsverfahren etc.)
    – Anbindung docuForm – IMAS nicht notwendig
  • Kundenbindung
    – Kunde nutzt gewohnte Umgebung
Genaue Anforderung

Der Drucker (der im Netz erkannt wurde) meldet, dass Verbrauchsmaterial nachbestellt werden muss. Der Server (Mercury MPS ist der Anbieter und stellt dies zur Verfügung) erzeugt einen Bestellvorschlag per E-Mail inklusive der XML-Bestellung und sendet diese an Soennecken. Hier wird sie an den Webservice des So.PROCURE weitergegeben.
Der Webservice empfängt und prüft die Daten (existieren Artikel, Kunde, Kostenstelle und Benutzer?). Der Artikel wird über die in So.CONNECT definierte eindeutige Artikelnummer abgeglichen. Kostenstelle und Benutzer werden 1:1 abgeglichen. Der Webservice legt die Artikel in den Warenkorb. Anschließend wird der Benutzer per E-Mail informiert. In der E-Mail werden sowohl der Artikel als auch die Seriennummer und das Modell des Druckers angegeben.

Prozess
  1. docuForm-Client beim Kunden sammelt Informationen aus dem Netzwerk über Drucker
  2. Versand der Informationen an den Server
  3. Server: Informationen verarbeiten
  4. Server: Bestellvorschlag erstellen
  5. Fachhändler: Bestellung ausführen
  6. Server: Versand XML an So.PROCURE
  7. Seeburger Soennecken: XML verarbeiten und Webservice aufrufen
  8. Webservice: Daten annehmen, Daten analysieren, Artikel in Warenkorb legen
  9. Webservice: E-Mail an Shopbenutzer, dass Artikel in den Warenkorb gelegt bzw. versandt wurde
Use Cases
Datensammler beim Kunden
  • liefert alle Daten der Drucker in einem Netzwerk an den Server
  • der Client findet die Drucker im Netzwerk automatisch und meldet sie dem Server
  • übermittelt Verbrauchsmaterial (Server kennt die Drucker und das Verbrauchsmaterial) und die Eckdaten des Druckers (Modell, Seriennummer, Gerätetyp, ggf. Standort)
  • im Drucker sind gespeichert: MAC-Adresse, Firmware-Version, Seriennummer, Modell und Gerätetyp
  • Druckerkonfiguration wird pro Drucker in einer PMD-Datei für den Client abgelegt. Diese sollte beim Kunden regelmäßig aktualisiert werden. Dies kann der Client ggf. auch automatisch.
Verarbeitung in "Mercury MPS"
Alarmmeldungen

Pro Fehlercode kann über Alarmregeln gesteuert werden, wer wann per E-Mail informiert wird.

Nachbestellen von Verbrauchsmaterial
  • Anhand der gemeldeten/berechneten Füllstände erkennt das System, wann Verbrauchsmaterial nachgeliefert werden muss.
  • Der Server erzeugt dann einen Bestellvorschlag oder versendet eine E-Mail an einen Benutzer (dann muss manuell bestellt werden).
Weitere Informationen
  • Benutzer werden dem Händler oder dem Kunden zugeordnet und mit bestimmten Rechten versorgt.
  • Der Standort des Druckers kann aus dem Drucker ausgelesen oder in docuForm bearbeitet werden.
  • Am Drucker können die Werte „Standort“ und „Kontakt“ übersteuert werden. In „Kontakt“ sollte der Username aus dem So.PROCURE hinterlegt werden. In der Asset-Nr. wird die Kostenstelle hinterlegt.
  • docuForm lernt das Verbrauchsmaterial vom Drucker.
  • Das Verbrauchsmaterial kann per CSV exportiert, bearbeitet/ergänzt und wieder importiert werden.
  • Artikelnummern: Originalteilenummer (z. B. von HP), Herstellernummer, Artikelnummer -> Bestellnummer für den Shop sind in docuForm bearbeitbar
  • Der Server schickt die Bestellung als XML-Datei an den Konverter.
Bestellversand im docuForm-Server einrichten

(docuForm-Client ist beim Kunden zu installieren!)

In der Händleradministration muss der Bestellversand (Status-E-Mail Verbrauchsmaterial) per XML aktiviert und die E-Mail-Adressen hinterlegt sein. Die E-Mail-Adresse für den Konverter ist mit Soennecken abzustimmen. Mehrere Adressen können durch Kommas getrennt werden.

Voraussetzungen

Folgende Voraussetzungen müssen erfüllt sein, um den genannten Prozess durchzuführen.

  • Kunde bestellt über So.PROCURE.
  • docuForm-Server ist installiert und eingerichtet.
  • Bestellversand im docuForm-Server ist eingerichtet.
  • Schnittstellen-Workflow im Konverter (Seeburger) bei Sonnecken ist eingerichtet (in Abstimmung mit dem Shop-Support von Soennecken).
  • docuForm-Client ist beim Kunden installiert.
  • Daten in docuForm sind für die Drucker hinterlegt.
  • So.PROCURE muss entsprechend konfiguriert sein.
  • Schnittstelle für Kunden ist aktiviert und Kundenname ist in docuForm hinterlegt.
  • Kostenstellen sind vorhanden.
  • Benutzer sind vorhanden und den Kostenstellen zugeordnet.

Artikel müssen vorhanden und für die Benutzer bestellbar sein.

Ansicht der Info-Email an den Benutzer

Betreff: So.PROCURE: Verbrauchsmaterial wurde ihrem Warenkorb hinzugefügt

Sehr geehrte(r) Herr/Frau …,

hiermit informieren wir Sie darüber, dass wir ihnen die folgenden Artikel in den Warenkorb gelegt haben:

Artikel: 102188590 – Konica Minolta Toner TN310K  ca. 11.500 Seiten

Menge: 2

Druckermodell: Konica Minolta bizhub C450

Seriennummer: A1111111111

Artikel: 102566800 – Konica Minolta Resttonerbehälter ca. 36.000 Seiten

Menge: 3

Druckermodell: Konica Minolta bizhub C 30 P

Seriennummer: A222222222

Diese Nachricht wurde von Ihrem Onlinebestellsystem So.PROCURE automatisch generiert.

Freundliche Grüße
Ihr So.PROCURE-Team

Installationsanleitungen zu docuForm finden Sie im Servicebereich des So.CONNECT unter „Fleetmanagement“.